FAQ
Informationen zum aktuellen Reisekostenrecht?
Ein PKW muss zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt werden, damit ein “betrieblicher PKW” vorliegt.
Die private Nutzung eines Betriebs-PKWs muss der Besteuerung unterworfen werden. Dabei gibt es ertragssteuerlich verschiedene Möglichkeiten für die Ermittlung der privaten Nutzung:
Fahrtkosten
Fahrten von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets“) im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses.
Fahrten von der Unterkunft in der Nähe der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück,
Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte,
Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.
Erste Tätigkeitsstätte: Nach dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts gilt als erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer hat dabei neu eine Tätigkeitsstätte. An dieser Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.
Übernachtungskosten
Inlandsreise
Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).
Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nicht an (z. B. 5-Sterne-Hotel). Sind die Aufwendungen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden (berufliche Veranlassung), können Sie auch geschätzt werden (LStR H 9.7 2015). Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von € 20,00 steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Wie bisher ist der Werbungskostenabzug des Pauschbetrags nicht zulässig.
Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (sieben Prozent Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 %) im Inland, wird der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:
für Frühstück um 20 % von € 24,00 (Inland = € 4,80),
für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % von € 24,00 (Inland = jeweils € 9,60) Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit = € 24,00.
Auslandsreise
Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.
Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.
Aufwendungen die zusätzlich anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, können nicht berücksichtigt werden. Abzugsfähig sind nur diejenigen Aufwendungen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. (BMF v. 30.9.2013 a.a.O Rz. 110 und Beispiel 50)
Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
für Frühstück um 20 %,
für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
Beispiel:
Auslandsreise nach Frankreich: Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis € 100,00. Pauschale Verpflegungsmehraufwendung für Frankreich (im Übrigen): € 44,00. Die Übernachtungskosten betragen somit € 100,00 ./. € 8,80 ./. € 17,60 ./. € 17,60 ./. = € 56,00.
Anmerkung: Für Auslandsreisen nach Frankreich/Lyon, Marseille, Paris, Straßburg gelten andere Verpflegungssätze, vgl. BMF-Schreiben vom 8.11.2017 IV C 5 S2353/08/10006: 008 BStBl 2017 I S 1457.
Ich benutze meinen Betriebs-Pkw auch privat, was muss ich beachten?
Ein PKW muss zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt werden, damit ein “betrieblicher PKW” vorliegt.
Die private Nutzung eines Betriebs-PKWs muss der Besteuerung unterworfen werden. Dabei gibt es ertragssteuerlich verschiedene Möglichkeiten für die Ermittlung der privaten Nutzung:
Fahrtenbuch-Methode
Hierzu muss für das komplette Jahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Die tatsächlichen Aufwendungen des PKWs (Abschreibung, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Reparaturen, Benzinkosten usw.) werden addiert und dann wird der Anteil für die privat gefahrenen Kilometer ermittelt.
Beispiel
Kfz-Kosten € 10.000,00
gefahrene Kilometer insgesamt 30.000 km, davon 15.000 km privat
Es sind die € 10.000,00 Kosten durch 30.000 km zu dividieren und mit den privat gefahrenen 15.000 km zu multiplizieren.
Die Kfz-Kosten pro gefahrenen Kilometer betragen € 0,3333.
Die private Nutzung beträgt somit netto € 5.000,00.
Das Fahrtenbuch muss laufend, lückenlos und fehlerfrei geführt werden.
Für betriebliche Fahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:
amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuchs, Datum jeder Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt, Reiseziel (Straße und Ort), Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner, bei Umwegen ist auch die Reiseroute aufzuzeichnen.
Für Privatfahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:
Datum
Kilometerangabe
Für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-/Betriebsstätte muss aufgezeichnet werden:
Datum
Kilometerstand
gefahrene Kilometer sowie
kurzer Vermerk im Fahrtenbuch, dass es sich um eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-/Betriebsstätte handelt.
1-%-Methode
Wird ein Fahrtenbuch nicht geführt, so ist die private Kfz-Nutzung nach der sog. 1-%-Regelung zu ermitteln. Die private Nutzung beträgt hierbei ein Prozent des auf volle € 100,00 abgerundeten Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.
Beispiel
Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung € 50.000,00 x 1 % x 12 Monate = € 6.000,00 für private Nutzung zu versteuern.
Unfallkosten zählen seit 2011 nicht mehr zu den Gesamtkosten eines Betriebs-Kfz. Betragen die Unfallkosten tatsächlich oder nach Erstattung durch eine Versicherung nicht mehr als € 1.000,00 (zzgl. USt) je Schaden, gilt eine Bagatellregelung. Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn diese Kosten als Reparaturkosten in die in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufzuteilenden Gesamtkosten einbezogen werden (R 8.1. Abs. 9 Nr. 2 Satz 12 LStR 2015). Im Ergebnis führt die Bagatellregelung bei Anwendung der 1-%-Methode dazu, dass die Unfallkosten bis zu einem Betrag von € 1.000,00 (zzgl. USt) nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil anzusetzen sind.
Schätzungsmethode
Alternativ kann dem Finanzamt auch anhand anderer Aufzeichnungen nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Hierzu müssen über einen
Zeitraum von 3-4 Monaten
alle betrieblichen Fahrten mit Tachoanfangsbestand und Endbestand
festgehalten werden.
Ferner ist der Anfangsbestand zu Beginn des Messzeitraumes und am Ende des Messzeitraumes festzuhalten. Aus der Differenz der Gesamtkilometer und der betrieblich gefahrenen Kilometer kann dann nachgewiesen werden, zu welchem Anteil der PKW betrieblich genutzt wird. Bitte bedenken Sie, dass Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb bei der Prüfung, ob es sich um ein betriebliches Kfz handelt, ebenfalls betriebliche Fahrten darstellen.
Hinweis:
Wird ein Privatfahrzeug teilweise für den Betrieb genutzt, so können gleichwohl die betrieblich bedingten Fahrten erfasst werden. Die Betriebsausgaben berechnen sich entweder mit der Pauschale von € 0,30 je gefahrenen Kilometer oder mit den anteiligen tatsächlichen Kfz-Kosten.
Wann kann ich Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzen?
Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind. Die Angemessenheit ist vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen. Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Neben der Rechnung genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern (Geschäftspartner) der Bewirtung.
Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe angesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten pauschal mit 30 % des Rechnungsbetrages netto als nicht abziehbare Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen.
Hinsichtlich des Vorsteuerabzuges: Die Vorsteuer kann für betrieblich veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden. Die ursprünglich vorgesehene Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf ebenfalls 70 % der Aufwendungen wurde vom Bundesfinanzhof als nicht EU-rechtskonform qualifiziert.
Wann kann ich Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzen?
Grundsätzlich können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Zu unterscheiden ist zwischen zwei Fällen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG):
- Für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall können Aufwendungen bis zu einer Höhe von € 1.250,00/Jahr geltend gemacht werden. Nutzen mehrere Miteigentümer ein Arbeitszimmer gemeinsam, kann der Betrag von jedem Steuerpflichtigen entsprechend seiner anteilig getragenen Kosten geltend gemacht werden (BFH v. 15.12.2016 VI R 86/13).
- Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit. In diesem Fall sind die Aufwendungen für Arbeitszimmer und Ausstattung unbegrenzt und in tatsächlicher Höhe absetzbar.
In beiden Fällen (Abzug bis € 1.250,00 bzw. Abzug in tatsächlicher Höhe) müssen die entstandenen Aufwendungen nachgewiesen werden.
Für die Abzugsfähigkeit gelten unverändert folgende Kriterien zur Beschaffenheit des Arbeitszimmers:
- Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein (etwa durch eine Tür oder Wand).
- Dem Steuerpflichtigen und seiner Familie muss ein ausreichendes Raumangebot für ihre privaten Wohnbedürfnisse verbleiben.
Ein nicht auf den Betrag von € 1.250,00 begrenzter Abzug von Aufwendungen ist auch dann möglich, wenn die innerhalb einer privat genutzten Immobilie für betriebliche und berufliche Zwecke genutzten Räumlichkeiten von ihrem Charakter her keinem Arbeitszimmer entsprechen. Der BFH (Urteil vom 26. März 2009 (VI R 15/07) hat die Absetzbarkeit beruflich genutzter Privaträume diesbezüglich gelockert. Räumlichkeiten, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen, sind nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zuzuordnen. Dies gilt selbst dann, wenn sie ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Steuerpflichtigen verbunden und so in dessen häusliche Sphäre eingebunden sind. Ist eine Zuordnung zum Typus des häuslichen Arbeitszimmers nicht möglich, können die durch die berufliche Nutzung veranlassten Aufwendungen grundsätzlich unbeschränkt als Werbungskosten abgezogen werden.
Nach Ansicht des Bundesfinanzhof-Senats setzt der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers voraus, dass der jeweilige Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche/berufliche Zwecke genutzt wird (BFH v. 16.2.2016, Az. IX R 23/12). So kommt z. B. im Fall einer 40%igen Privatnutzung ein Steuerabzug der Aufwendungen nicht in Betracht – auch nicht anteilig.
Gesondert absetzbar und nicht in den Höchstbetrag von € 1.250,00 einzurechnen sind die Kosten für die Arbeitszimmereinrichtung.
Welche Belege benötigen Sie für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und wie müssen diese geordnet sein?
Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind oder ob Sie buchführungspflichtig sind.
Sind Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Bankkonten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazuzusortieren. Ferner benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet werden müssen.
Sind sie buchführungspflichtig, ist die Sortierung wie bereits erläutert vorzunehmen. Des Weiteren müssen die zum Monatsende offenen Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch geordnet werden.
Wie können Kosten für die Kinderbetreuung geltend gemacht werden?
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde die steuerliche Berücksichtigung der Kinderbetreuungskosten vereinheitlicht und in den Bereich der Sonderausgaben integriert (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG)
Als Sonderausgaben sind abzugsfähig:
„Aufwendungen für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehörenden Kindes,
die wegen einer Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen anfallen,
bei Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung
in Höhe von zwei Dritteln der Aufwendungen, höchstens € 4.000,00 je Kind.“
Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für Unterricht, für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere Freizeitbetätigungen (siehe im Detail unten). Eine Belegvorlage (Rechnung über die Aufwendungen) gegenüber dem Finanzamt (mit der Steuererklärung) ist nicht Voraussetzung für den Steuerabzug. Nur auf Verlangen des Finanzamtes sind die Belege vorzulegen.
Um welche Aufwendungen handelt es sich?
Zu den als Sonderausgaben absetzbaren Aufwendungen gehören Ausgaben aller notwendigen Dienstleistungen zur Betreuung eines Kindes einschließlich der Erstattungen an die Betreuungsperson (z. B. Fahrtkosten), wenn die Leistungen im Einzelnen in der Rechnung oder im Vertrag aufgeführt werden.
Dienstleistungen zur Betreuung sind u.a. (vgl. BMF-Schreiben vom 19.1.2007 IV C 4 – S 2221-2/07, Tz. 1):
die Unterbringung von Kindern in Kindergärten, Kindertagesstätten, Kinderhorten, Kinderheimen und Kinderkrippen sowie bei Tagesmüttern, Wochenmüttern und in Ganztagespflegestellen,
die Beschäftigung von Kinderpflegerinnen, Erzieherinnen und Kinderschwestern,
die Beschäftigung von Hilfen im Haushalt, soweit sie ein Kind betreuen,
die Beaufsichtigung des Kindes bei Erledigung seiner häuslichen Schulaufgaben.
Wird z. B. bei einer ansonsten unentgeltlich erbrachten Betreuung ein Fahrtkostenersatz gewährt, so ist dieser zu berücksichtigen, wenn hierüber eine Rechnung erstellt wird (BMF-Schreiben, a.a.O Tz. 3).
Nicht begünstigt sind die Aufwendungen für Unterricht (z. B. Schulgeld, Nachhilfe-/Fremdsprachen-Unterricht), die Vermittlung besonderer Fähigkeiten (z. B. Musikunterricht, Computerkurse) oder für sportliche und andere Freizeitbetätigungen (z. B. Mitgliedschaft in Sport- oder anderen Vereinen, Tennis-, Reitunterricht).
Aufwendungen für die Verpflegung des Kindes sind nicht zu berücksichtigen; ebenso wenig Aufwendungen für Fahrten des Kindes zur Betreuungsperson. Eine Gehaltsreduzierung, die dadurch entsteht, dass der Steuerpflichtige seine Arbeitszeit zugunsten der Betreuung seiner Kinder kürzt, stellt ebenfalls keinen Aufwand für Kinderbetreuung dar (BMF-Schreiben vom 19.1.2007 a.a.O).
Für Kinder im Alter von drei bis fünf Jahren können Kinderbetreuungskosten in Höhe von zwei Drittel der Aufwendungen, höchstens € 4.000,00 je Kind auch ohne die Erfordernis der Erwerbstätigkeit als Sonderausgaben abgezogen werden (§ 9c Abs. 2 Satz 4 EStG).
Welche Eltern profitieren von der Steuerminderung?
Stand: 2. Januar 2018
Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
